Melhor sistema de gestão para construtoras: como avaliar e comparar opções
Não existe um sistema de gestão que seja o melhor para todas as construtoras. O melhor para a sua empresa é o que atende três condições:
cobre o ciclo do seu negócio, seja construção, incorporação ou loteamento;
integra a obra ao financeiro, à contabilidade e ao fiscal na mesma base;
cabe no seu porte, tanto no investimento quanto na capacidade da equipe de usá-lo.
Para chegar a ele com segurança, a avaliação pode seguir seis passos:
Mapear os processos atuais.
Definir requisitos obrigatórios e desejáveis.
Montar uma lista curta de sistemas.
Pedir demonstrações com um roteiro da sua empresa.
Comparar o custo total em cinco anos.
Conversar com clientes de referência.
Se você ainda está entendendo o que é um sistema de gestão para a construção e quais critérios importam, comece pelo artigo Sistema de gestão (ERP) para construção civil: o que é e como escolher. Aqui o foco é o processo prático de comparação.
Passo 1: mapeie os processos de hoje
Antes de olhar qualquer sistema, registre como a empresa trabalha hoje:
o caminho de uma compra, da requisição na obra ao pagamento;
como é feita a medição;
como o custo chega ao orçado x realizado;
como as vendas viram contas a receber;
como a contabilidade recebe as informações.
Anote onde há planilha paralela, digitação dupla e atraso de informação. Esses pontos de retrabalho são exatamente o que o novo sistema precisa resolver. Sem esse mapa, a escolha tende a ser guiada pela demonstração mais bonita, e não pela necessidade real.
Passo 2: separe requisitos obrigatórios e desejáveis
Transforme o mapa em uma lista de requisitos e divida em duas colunas.
Obrigatórios: sem eles, o sistema não serve. Exemplos:
custo por obra e por etapa;
medição de obra;
contabilidade por empreendimento;
patrimônio de afetação, se a empresa usa;
gestão da carteira de clientes, para incorporadoras e loteadoras.
Desejáveis: agregam valor, mas não eliminam um sistema da disputa. Exemplos:
aplicativo para o canteiro;
integração com a ferramenta de planejamento Lean;
painéis em BI.
Os critérios gerais de escolha (aderência ao setor, cobertura do ciclo, contábil e fiscal integrados, segmento, integrações, segurança, implantação e suporte) estão detalhados no artigo sobre sistema de gestão para construção civil.
Passo 3: monte uma lista curta por segmento e porte
Com os requisitos obrigatórios em mãos, elimine os sistemas que não atendem o seu segmento ou o seu porte e fique com três ou quatro opções. Uma lista longa demais torna as demonstrações cansativas e a comparação superficial.
Dê preferência a sistemas desenvolvidos para a construção. Os processos do setor já vêm modelados, o que reduz adaptação, customização e tempo de implantação.
Passo 4: peça uma demonstração com o roteiro da sua empresa
A demonstração padrão do fornecedor mostra o sistema no melhor cenário. Para comparar de verdade, envie a todos o mesmo roteiro, baseado em uma situação real da sua empresa. Por exemplo:
O engenheiro faz uma requisição de material na obra.
Suprimentos cota com três fornecedores e emite o pedido.
O material é recebido no canteiro e entra no estoque.
A nota gera a conta a pagar, e o pagamento é aprovado.
O custo aparece no orçado x realizado da etapa certa.
O lançamento contábil cai no centro de custo e no empreendimento corretos.
Peça que o fornecedor percorra o roteiro inteiro, ao vivo, sem pular etapas. Se for incorporadora ou loteadora, inclua também uma venda: da reserva da unidade ao contrato, às parcelas e à inadimplência.
Passo 5: compare o custo total em cinco anos
O valor da licença é só uma parte do investimento. Para comparar propostas, some em um horizonte de cinco anos:
licenças ou mensalidades;
implantação e migração de dados;
treinamento;
customizações;
integrações com outros sistemas;
suporte e atualizações;
infraestrutura, se o sistema não for em nuvem.
Faixas de investimento e prazos de implantação por porte de empresa estão no artigo Quanto custa e quanto tempo leva implantar um sistema de gestão em uma construtora.
Passo 6: converse com clientes de referência
Peça ao fornecedor o contato de duas ou três empresas do mesmo segmento e porte que já usam o sistema. Pergunte:
quanto tempo a implantação levou de fato;
o que foi mais difícil;
como funciona o suporte no dia a dia;
o que mudou na gestão depois do sistema.
Ver o sistema em uso em uma empresa parecida com a sua vale mais do que qualquer apresentação.
Matriz de avaliação
Para que a decisão não dependa de impressão, use uma matriz simples. Dê um peso a cada critério conforme a importância para a sua empresa (por exemplo, de 1 a 5) e uma nota de 1 a 5 para cada sistema. A nota ponderada é o peso multiplicado pela nota.
Critério | Peso | Sistema A | Sistema B | Sistema C |
|---|---|---|---|---|
Aderência aos processos da obra | 5 | |||
Contábil e fiscal integrados | 5 | |||
Atendimento ao segmento (construção, incorporação, loteamento) | 4 | |||
Integrações via API | 3 | |||
Aplicativo para o canteiro | 3 | |||
Segurança da informação | 4 | |||
Implantação e suporte | 4 | |||
Custo total em 5 anos | 4 | |||
Referências de clientes | 3 | |||
Total ponderado |
Os pesos acima são apenas um exemplo. Ajuste-os à realidade da sua empresa antes de começar as demonstrações, e não depois, para não favorecer o sistema que causou a melhor impressão.
20 perguntas para fazer ao fornecedor
Obra e engenharia
O orçamento pode ser organizado por EAP e centro de custo, no nível em que queremos controlar?
Como a medição física é registrada e como ela se relaciona com o financeiro?
O orçado x realizado se atualiza a partir dos lançamentos ou depende de importação?
O sistema gera cronograma físico-financeiro e Curva S?
Suprimentos e financeiro
A requisição feita na obra segue para cotação, pedido, estoque e contas a pagar sem redigitação?
Como funciona a aprovação de pedidos e pagamentos, e ela pode ser feita pelo celular?
O fluxo de caixa pode ser visto por obra e por empresa?
Como é feita a conciliação bancária?
Comercial (incorporação e loteamento)
Como o sistema controla contratos de venda, tabelas de preço, parcelas e reajustes?
Há controle de inadimplência e de distratos?
Integra com o CRM de vendas que usamos ou pretendemos usar?
Contábil e fiscal
A contabilidade é feita no mesmo sistema ou depende de exportação?
O sistema atende patrimônio de afetação, SPEs e consórcios?
Como gera o SPED e a apuração de impostos, e como está sendo atualizado para a Reforma Tributária do Consumo?
Implantação, segurança e contrato
Qual é o prazo de implantação para uma empresa do nosso porte, e quais são as etapas?
Como é feita a migração dos dados do sistema atual?
Quem treina a equipe e como funciona o suporte depois da implantação?
O sistema roda em nuvem? Como são feitos backup e controle de acesso?
A empresa tem certificações de qualidade e de segurança da informação?
O que está incluído no contrato e o que é cobrado à parte (customizações, integrações, novos usuários)?
Sinais de alerta
Demonstração só com dados prontos: o fornecedor evita percorrer o roteiro da sua empresa.
Integração "via planilha": se a troca de dados entre áreas depende de exportar e importar arquivos, a digitação dupla continua.
Customização sem teto: muito do que você precisa depende de desenvolvimento sob medida, sem prazo nem custo definidos.
Sem plano de migração: ninguém explica como os dados atuais vão para o novo sistema.
Sem referências do seu segmento: o sistema não tem clientes parecidos com a sua empresa.
Onde o Informakon se encaixa
O Informakon é o sistema de gestão desenvolvido pela Konstroi para construtoras, incorporadoras e loteadoras. Para quem está comparando opções, estes são os fatos:
12 módulos integrados: Engenharia, Suprimentos, Estoque, Financeiro, Comercial, Patrimônio, Máquinas e Equipamentos, Recursos Humanos, Departamento Pessoal, Contábil, Fiscal e Gerencial.
Planos: Start (Engenharia, Suprimentos, Estoque e Financeiro), Standard (os mesmos e mais o Comercial), Advanced (os 12 módulos) e contratação customizada.
Nuvem e celular: opera em nuvem, em parceria com a SkyOne, com acesso pelo navegador e pelo aplicativo para o canteiro.
Integrações via API: com ferramentas como Agilean (Lean Construction), Microsoft Project, CVCRM, Facilita, Power BI e Tableau, entre outras.
Reforma Tributária: foi atualizado para a Reforma Tributária do Consumo.
Certificações: a Konstroi é certificada ISO 9001 (qualidade) e ISO/IEC 27001 (segurança da informação).
Mais que o sistema: a mesma empresa oferece contabilidade especializada em construção e consultoria em custos.
Para ver como a integração entre sistema de gestão e planejamento Lean funciona em uma obra real, leia o case da J.Simões.
Perguntas frequentes
Qual é o melhor sistema de gestão para construtoras? É o que cobre o ciclo do seu negócio (construção, incorporação ou loteamento), integra obra, financeiro, contabilidade e fiscal na mesma base e cabe no seu porte. A forma mais segura de descobrir qual é ele é comparar poucas opções, com o mesmo roteiro de demonstração e uma matriz de avaliação com pesos.
É melhor um sistema genérico ou um sistema feito para a construção? Para construtoras, incorporadoras e loteadoras, um sistema desenvolvido para o setor costuma exigir menos adaptação, porque medição de obra, custo por etapa e contabilidade por empreendimento já vêm prontos. Um sistema genérico pode fazer sentido para grupos com negócios muito diferentes da construção.
Quanto tempo leva para escolher um sistema de gestão? Depende do porte e de quantas pessoas participam da decisão. O mapeamento dos processos, as demonstrações e as conversas com referências costumam levar algumas semanas. Vale reservar esse tempo, porque a troca de sistema depois tem custo alto.
Como trocar de sistema sem perder os dados? Exigindo do fornecedor um plano de migração antes de assinar o contrato: quais dados serão migrados (cadastros, saldos, histórico), em que formato, quem faz a conferência e em qual etapa da implantação isso acontece.
Quais são as alternativas aos sistemas de gestão mais conhecidos do mercado? Existem vários sistemas desenvolvidos especificamente para a construção no Brasil, com diferenças de cobertura, segmento atendido, integrações e modelo de contratação. Em vez de partir do nome, parta dos seus requisitos: use a matriz de avaliação e as 20 perguntas deste artigo para comparar qualquer opção em pé de igualdade.
Quer comparar o Informakon com o roteiro da sua empresa? Agende uma apresentação no botão abaixo.